Häufig gestellte Fragen

Auf den Punkt gebracht: Ihre Fragen, unsere Antworten

Alles Wichtige zur Digitalen Akte und der Falldokumentation.

Den Beratungsalltag erleichtern

FAQs zur Digitalen Akte

Die Digitale Akte ist eine webbasierte Anwendung des Antidiskriminierungsverbandes Deutschland (advd), die die Koordinierung von Beratungsprozessen und die Dokumentation von Diskriminierungs- und Beratungsfällen ermöglicht. Die Digitale Akte ist Ihr zentraler Ort, um Beratungsprozesse zu organisieren.

Hier sollen alle Infos, die sonst über Adressbücher, E-Mails, Papierakten, Kalender und Cloud verteilt sind, an einem sicheren und datenschutzkonformen Ort speichern. Mit dem „Falldokumentation“-Modul können Sie zudem wichtige Metadaten, wie z.B. Diskriminierungsdimensionen, erfassen und analysieren.

Die neue Digitale Akte ermöglicht Berater*innen in der Antidiskriminierungsarbeit eine effektive Begleitung des Beratungsprozesses entlang der advd-Falldokumentation und unterstützenden Funktionen, wie Terminerinnerungen, Co-Beratung, (gemeinsame) Dokumentenverwaltung und Auswertungsmöglichkeiten der Fälle.

Mit der Digitalen Akte können Sie Informationen zu Ihren Beratungsfällen an einer Stelle verwalten, und (co-)bearbeiten.

  • Fälle: Verwalten Sie Ihre Fälle effektiv und behalten Sie den Überblick über alle relevanten Details und Entwicklungen.
  • Kontakte & Gruppen: Organisieren Sie Ihre Kontakte und Gruppen, um effizient kommunizieren und koordinieren zu können.
  • Einstellungen: Bestimmen Sie wann sie über neue Nachrichten oder Aufgaben benachrichtigt werden möchten.
  • Dokumente: fallspezifisch hochladen und mit Kolleg*innen teilen
  • Fallaktivitäten: chronologisch nachvollziehen

Das Dashboard bietet Ihnen einen Zugang zu allen relevanten Informationen und Funktionen Ihrer digitalen Akte. Mit intuitiv angeordneten Reitern und Schnellzugriffsoptionen ermöglicht Ihnen die Ditigale Akte eine nahtlose Verwaltung Ihrer Fälle, Kontakte und Gruppen. Diese zentralen Elemente finden Sie auf dem Dashboard:

  • Benachrichtigungen und Aufgaben: Behalten Sie wichtige Benachrichtigungen und anstehende Aufgaben stets im Blick, um zeitnah handeln zu können.
  • Schnellzugriff: Erstellen Sie neue Fälle und Kontakte mit nur wenigen Klicks, um Ihre Arbeitsabläufe zu beschleunigen.
  • Akte anpinnen: Markieren Sie besonders relevante Akten, um einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen zu gewährleisten.
  • Nutzer*inname: Oben rechts finden Sie Ihren Nutzer*innamen, um sicherzustellen, dass Sie immer angemeldet sind und Zugriff auf Ihre individuellen Einstellungen haben.

Unsere Kontaktdatenbank bietet unterschiedliche Funktionen, um Ihre Kontakte effizient zu verwalten und zu organisieren. Hier können Sie neue Kontakte anlegen, Beraterinnen hinzufügen und Gruppen bilden.

Funktionen der Kontaktdatenbank:

  • Neue Kontakte anlegen: Erstellen Sie mühelos neue Kontakte und fügen Sie relevante Informationen wie Name, Vorname, Nachname, E-Mail und Stammdaten hinzu.
  • Hinzufügen von Beraterinnen: Weisen Sie Beraterinnen Ihren Kontakten zu, um eine effektive Betreuung und Kommunikation sicherzustellen.
  • Gruppenbildung: Organisieren Sie Ihre Kontakte in Gruppen, um sie besser zu strukturieren und gezielt ansprechen zu können.
  • Suchfunktion: Nutzen Sie unsere leistungsstarke Suchfunktion, um Kontakte anhand verschiedener Kriterien wie Name, Vorname, E-Mail, angelegt am, Login-Status und IDs schnell zu finden.
  • Gruppierung und Filterung: Gruppieren und filtern Sie Einträge nach Ihren individuellen Anforderungen, um die Übersichtlichkeit Ihrer Kontaktdatenbank zu verbessern.
  • Anpassbare Spalten: Passen Sie die angezeigten Spalten Ihren Bedürfnissen an, indem Sie Spalten wie Name, Vorname, Nachname, E-Mail, angelegt am, Login-Status, (Externe) ID, ID und Stammdaten bearbeiten oder hinzufügen.

Unter Einstellungen können Sie festlegen, ob Sie Benachrichtigungen per E-Mail über neue Nachrichten oder Aufgaben erhalten möchten.

In der Einzelakte finden Sie alle relevanten Informationen übersichtlich strukturiert, um eine effektive Verwaltung zu ermöglichen.

  • Es findet sich eine Zusammenfassung, die eine Übersicht über die wichtigsten Details und Entwicklungen des Falls zusammenfasst. Diese Zusammenfassung ermöglicht einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand.
  • Protokoll: Ein detailliertes Protokoll aller Aktivitäten und Interaktionen im Zusammenhang mit der Akte. Hier können Sie den Verlauf von Änderungen, Diskussionen und anderen relevanten Ereignissen nachverfolgen.
  • Dateien: Ein Bereich zur Dateiablage, in dem Sie relevante Dokumente, Bilder und andere Dateien sicher speichern und organisieren können. Dies ermöglicht einen einfachen Zugriff auf wichtige Unterlagen im Kontext der Akte.
  • Falldokumentation: Hier finden Sie eine ausführliche Dokumentation aller relevanten Informationen, Ereignisse und Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Fall. Dieser Bereich dient der umfassenden Aufzeichnung und Archivierung von wichtigen Daten.
  • Notizen: Ein Raum für Ihre persönlichen Anmerkungen, Gedanken und Erkenntnisse im Zusammenhang mit der Akte. Dieser Bereich bietet Ihnen die Möglichkeit, wichtige Informationen festzuhalten und zu organisieren.

Diese Strukturierung ermöglicht es Ihnen, die Akte effizient zu verwalten, wichtige Informationen leicht zugänglich zu machen und eine umfassende Dokumentation zu führen.

Über das Protokoll können Sie Nachrichten senden, Termine festlegen, Aufgaben zuweisen und Fragen stellen. Sie können Co-Berater*innen hinzufügen, um eine kooperative Arbeitsumgebung zu schaffen und Fachkenntnisse zu bündeln.

Das Protokoll dient als zentraler Kommunikationskanal, über den Sie Nachrichten senden, Diskussionen führen und Informationen austauschen können. Hier können Termine festgelegt werden, um Besprechungen, Beratungsgespräche oder andere wichtige Ereignisse zu koordinieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert sind. Zudem können Aufgaben zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Beratungsprozesses abgedeckt sind und nichts übersehen wird.

Sie können Fragen stellen, Unklarheiten klären und Feedback einholen, so haben alle Berater*innen auf den gleichen Kenntnisstand. Die Co-Beratungsfunktionen wurden entwickelt, um eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Beratungspersonen zu ermöglichen und gemeinsam optimale Lösungen zu erarbeiten, um den Beratungsprozess zu unterstützen.

In unserem Dokumentenverwaltungsbereich haben Sie die Möglichkeit, relevante Dokumente, Bilder und andere Dateien hochzuladen und zu organisieren. Dieser Bereich wurde entwickelt, um Ihnen einen einfachen Zugriff auf wichtige Unterlagen im Kontext der Akte zu ermöglichen.

Ihre Dokumente werden sicher gespeichert, um den Datenschutz und die Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Eine Berater*innenlizenz kostet monatlich 19,90 Euro zzgl. Mehrwertsteuer. Für die Einrichtung der neuen Digitalen Akte ist einmalig eine Gebühr von 85 Euro zzgl. Mehrwertsteuer. Unabhängig von der Anzahl der Nutzer*innen-Accounts fällig.

Die Kosten der Digitalen Akte werden vierteljährlich abgerechnet und sind 2 Wochen nach Rechnungseingang fällig. Änderungen der Nutzer*innenzahl werden nachträglich in der nächsten Abrechnung berücksichtigt.

Sie können die Anzahl der Accounts jederzeit anpassen. Dazu reicht eine Mitteilung über den Änderungswunsch an digitalisierung@antidiskriminierung.org.

Änderungen der Nutzer*innenzahl werden in der nächsten Abrechnung nachträglich berücksichtigt.

Bitte wenden Sie sich an digitalisierung@antidiskriminierung.org. Unser Team wird sich in Kürze bei Ihnen melden.

Fälle richtig dokumentieren

FAQs zur advd-Falldokumentation

Die Falldokumentation wurde vom Antidiskriminierungsverband Deutschland e.V. (advd) entwickelt. Die advd-Falldokumentation wurde mit Fokus auf die Beratungspraxis in der Antidiskriminierungsarbeit entwickelt und dient der Dokumentation von Diskriminierungs- und Beratungsfällen.

Das advd- Kategoriensystem ist in der advd-Dokumentationssoftware Digitale Akte implementiert.

Ausführliche Hinweise befinden sich in der Handreichung. Ziel des Leitfadens ist es, die tägliche Arbeit mit der advd-Falldokumentation zu erleichtern.

Die Handreichung enthält Hinweise zu praktischen Erfassungsfragen wie Umgang mit Intersektionen, Eintragungsmöglichkeiten in offenen optionalen Feldern, Erfassung von unterschiedlichen spezifischen Fallkonstellationen etc.

Mithilfe der Falldokumentation können Fälle dokumentiert werden unabhängig davon, ob der Fall von der*dem Berater*in als Diskriminierungsfall eingestuft wird, oder nicht (in letzterem Fall beachten Sie bitte die Hinweise unter Punkt 5).

Ein Fall kann auch unabhängig davon dokumentiert werden, ob es sich um einen Beratungsfall mit relevanter beraterischer Tätigkeit oder um eine einfache Meldung (ohne beraterische Tätigkeit) handelt. Konkrete einheitliche Handhabung ist wichtig und sollte beratungsstellenintern abgestimmt werden.

Die advd-Falldokumentation erfasst nicht Personen (nicht ihre sozio-demographischen Merkmale an sich), sondern Diskriminierungen (Machtverhältnisse sowie tatsächliche/und oder zugeschriebene Diskriminierungsmerkmale entlang deren die Diskriminierungen erfolgen).

Die Erfassung sollte daher differenziert je nach Diskriminierungserfahrung erfolgen. Insbesondere im Bereich „Machtverhältnisse“ werden Diskriminierungen basierend auf tatsächlichen oder zugeschriebenen Diskriminierungsmerkmalen dokumentiert, wobei die Erfahrungen der Ratsuchenden im Vordergrund stehen. Diese Perspektive kann durch die Berater*innen fachlich konkretisiert / ergänzt werden.

Im advd-System sollten Machtverhältnisse daher als Zusammenführung der im Beratungsprozess erarbeiteten Erkenntnisse (Betroffenenperspektive, fallrelevante fachliche Ergänzung/Konkretisierung der Berater*innen, etc.) dokumentiert werden.

Falls eine Beratungsanfrage von der*dem Berater*in als „keine Diskriminierung“ eingestuft wird, sollten diskriminierungsbezogene Abschnitte (Machtverhältnisse, Lebensbereich, Form der Diskriminierung, Diskriminierungsverantwortliche) nicht ausgefüllt werden.

Weitere Abschnitte der Falldokumentation (Interventionen, Fallausgang) können optional ausgefüllt werden.

Intersektionalität wird durch die Auswahl mehrerer relevanter Felder erfasst. Bei Bedarf können Angaben zur Intersektionalität / Mehrfachdiskriminierung durch eine Beschreibung in der Fallvignette konkretisiert werden.

Pflichtfelder sind essentielle Angaben, die von allen Nutzer*innen erfasst werden und die Basis für spätere übergreifende Berichte bilden. Sie sind meist in den ersten zwei Antwortebenen verankert.

Optionale Felder ermöglichen eine flexible Erweiterung der Falldokumentation um spezifische kontextgerechte Informationen, die nach Bedarf ausgefüllt werden können.

Ein Fall ist spezifisch zum jeweiligen Kontext als abgeschlossen zu dokumentieren. Es gibt keine festen zeitlichen Vorgaben. Ein abgeschlossener Fall kann bei Bedarf reaktiviert werden.

Orientierungskriterien für den Status „abgeschlossen“ sollten beratungsstellenintern festgelegt und der Fallstatus regelmäßig überprüft werden.

Innerhalb eines Beratungsfalls können mehrere zusammenhängende Diskriminierungsfälle vorkommen. Die Anzahl von Diskriminierungsfällen innerhalb eines Beratungsfalls kann basierend auf aufeinanderfolgenden Diskriminierungsmomenten erfasst werden.

Je nach Fallspezifik kann die fachliche Einordnung entlang unterschiedlicher Orientierungskriterien erfolgen (bspw. Diskriminierungen durch unterschiedliche Verantwortlichen-Typen). Wenn Diskriminierungsfälle nicht zusammenhängen, sollten sie in separaten Datensätzen erfasst werden.

Die Falldokumentation ist so gestaltet, dass sie je nach Kontext eine flexible Erfassung ermöglicht – detaillierter durch optionale offene Angaben oder allgemeiner durch die Nutzung von Allgemeinantwortoptionen.

Dies ist besonders hilfreich, wenn im Verlauf der Beratung keine konkreten Informationen zur Diskriminierung vorliegen oder wenn detaillierte Angaben für den Beratungsfall und/oder die Arbeitspraxis nicht relevant sind.

Bei einer Überkreuzung von Rassismus/Antisemitismus und Religionsdiskriminierung sollte primär die Form von Rassismus / der Antisemitismus erfasst werden.

Einträge in der Kategorie „Religion/ Religionsdiskriminierung“ sollten dann zusätzlich erfolgen, wenn die Diskriminierung explizit an die Religionsausübung, religiöse Symbolik oder (zugeschriebene) Religionszugehörigkeit anknüpft, oder wenn diese von den Betroffenen als religionsbezogen verortet wird.

Auch in der Kategorie „Sexismus“ sollte die Erfassung differenziert je nach Diskriminierungserfahrung erfolgen. Bei Diskriminierung gegen Frauen kann die Antwort „gegen Frauen“ gewählt werden – auch wenn keine Information über die Positioniertheit der betroffenen Person als cis / trans* verfügbar ist.

Gleichzeitig sind auch in dieser Kategorie unterschiedliche Konstellationen möglicher Mehrfachantworten auf zweiter Ebene zu beachten. Beispiel: Bei Diskriminierung von trans* Frauen sollten zwei Felder ausgewählt werden: sowohl das Feld „gegen Frauen (cis und trans*)“ als auch das Feld „gegen trans* Personen“.

Fallbezogene Konkretisierungen sollten in offenen Feldern auf der dritten Ebene eingetragen werden. Im Falle der Diskriminierung von trans* Männern sollte bspw. die Antwort „gegen trans* Personen“ gewählt und auf der dritten Ebene im offenen Konkretisierungsfeld „gegen trans* Männer“ eingetragen werden.

In der Kategorie „Lebensbereich“ wird der Kontext der Diskriminierung erfasst. Das Umfeld kann im Sinne einer Institution/ der Mitarbeitenden, etc. für Diskriminierungen (mit)verantwortlich sein – dies muss aber nicht zwingend der Fall sein.

Spezifische Angaben zu diskriminierungs(mit)verantwortlichen Institutionen oder Personen sind daher in einer separaten Kategorie„Diskriminierungsverantwortliche“ zu erfassen.